4 formas de mejorar la administración de tareas en tu día a día

4 formas de mejorar la administración de tareas en tu día a día

Todos enfrentamos retos y tareas diarias que, aunque a veces parecen abrumadoras, solemos resolver. Sin embargo, cuando la carga de trabajo aumenta o tomamos nuevas responsabilidades, puede sentirse como si el mundo se nos viniera encima. En esos casos, organizar nuestras tareas es clave. No se trata de resolver todo de golpe, sino de dividir y conquistar, como dice el famoso refrán.
Afortunadamente, existen técnicas probadas que pueden ayudarte a organizar tus tareas de manera más eficiente. A continuación, te comparto cuatro métodos que he encontrado especialmente útiles, ordenados de menos a más favorito 😊.

1. Lista de prioridades.

Esta es una de las técnicas más simples pero efectivas. Primero, identifica todas las tareas que necesitas realizar y haz una lista. Luego, asigna un número a cada tarea según su importancia: las más urgentes van primero, mientras que las menos urgentes pueden esperar.
Una vez que tengas tu lista priorizada, comienza a trabajar en las tareas una por una. Marca cada una conforme la completes. Esto no solo te ayudará a mantener el enfoque, sino que también te dejará percibir tu progreso y te dará motivación.
Puedes hacer tu lista en papel, en una hoja de cálculo o incluso en aplicaciones como:
• Google Keep: Una app sencilla para Android y iOS que te permite crear listas, añadir notas, imágenes y audios. Además, puedes organizar tus tareas por colores.
• Microsoft To Do: Ideal si usas Outlook, ya que se integra perfectamente con tu correo electrónico. Puedes asignar fechas de vencimiento y recibir recordatorios.
• Alexa: Si prefieres usar comandos de voz, Alexa puede crear y gestionar listas de tareas por ti. Solo dile qué agregar y qué eliminar una vez que completes una tarea.

2. Técnica Pomodoro

Esta técnica se enfoca en la productividad a través de intervalos de tiempo. Consiste en trabajar en tus tareas durante un período determinado (por ejemplo, 25 minutos) y luego tomar un descanso corto (5-10 minutos). Cada intervalo de trabajo se llama “Pomodoro”. Para empezar, configura un temporizador y concéntrate únicamente en tus tareas durante ese tiempo. Cuando suene la alarma, toma un descanso. Después de cuatro Pomodoros, toma un descanso más largo.

Puedes usar el temporizador de tu teléfono, un reloj de cocina o incluso aplicaciones especializadas para esta técnica.

3. Matriz de Eisenhower.

Esta herramienta te ayuda a organizar tus tareas según su urgencia e importancia. Divide tus tareas en cuatro categorías: 1. Urgente e importante: Tareas que debes hacer inmediatamente, como una crisis en el trabajo o un proyecto con fecha límite para salvar el semestre. 2. No urgente pero importante: Tareas importantes para tus metas a largo plazo, como planificar tu carrera o aprender una nueva habilidad. 3. Urgente pero no importante: Tareas que parecen urgentes, pero no son cruciales, como reuniones innecesarias. Si puedes, delégalas. 4. No urgente ni importante: Distracciones o tareas que no aportan valor, como revisar redes sociales sin propósito. Evítalas 😵. Esta matriz te ayuda a enfocarte en lo que realmente importa y a gestionar mejor tu tiempo.

4. KanBan

El KanBan es una técnica visual que te permite organizar tus tareas en tres etapas: pendiente, en proceso y terminado. Fue desarrollado por Toyota en los años 40 y es ideal para mantener el enfoque en lo que estás haciendo actualmente.
Para usarlo, divide una hoja de papel o un tablero en tres columnas. Escribe tus tareas en notas adhesivas y muévelas de una columna a otra conforme avances. Esto te dará una visión clara de tu progreso y te ayudará a priorizar sin perder de vista lo que queda por hacer.